Wanneer je een werkend mailing systeem wil opzetten voor je organisatie, moet je op de eerste plaats over een gestructureerde ledenadministratie beschikken. Het is niet genoeg om gewoon rechttoe rechtaan de ledenlijst erbij te halen en alle communicatie naar de volledige ledendatabase te sturen.
Hoe pak je het aan, manueel of geautomatiseerd?
Zolang je over een eerder minder groot ledenbestand beschikt, zou je her eventueel nog manueel kunnen doen. Maar zelfs dan is een fout snel gemaakt en die verkeerde communicatie naar een onbedoeld member, kan voor ernstige problemen binnen de organisatie zorgen. Het gebruik van degelijke en betaalbare software voor ledenadministratie kan deze problemen voorkomen.
Wat is er nodig om de mailinglijst efficiënt te maken?
Er zijn enkele zaken die je in het oog moet houden, om een degelijk mailingsysteem in je verenigingenregister in te bouwen. We bekijken de belangrijkste.
Verzamel de gegevens van de leden
Zorg ervoor dat je een volledige en up-to-date ledendatabase hebt van de leden die je wilt benaderen. Dit omvat de naam, het adres, de e-mailadressen en eventuele andere relevante informatie van ieder lid.
Splits het ledenbestand op
Overweeg om je ledensysteem op te splitsen in verschillende segmenten op basis van criteria. Enkele voorbeelden zijn: locatie, lidmaatschapsniveau, interesses of andere relevante demografische gegevens. Dit ledenbeheer helpt je om gerichtere en gepersonaliseerde mailings te sturen.
Kies het juiste kanaal om je berichten te versturen
Bepaal welk communicatiekanaal het meest geschikt is voor je mailing, zoals e-mail, post, sms of een combinatie daarvan. Dit hangt af van factoren zoals de voorkeur van je leden, kosten en het doel van je mailing.
Leden voelen zich gewaardeerd met een persoonlijke aanpak
Gebruik de ledengegevens die je hebt verzameld om je mailing te personaliseren. Voeg bijvoorbeeld de naam van de ontvanger toe aan de aanhef of pas de inhoud aan op basis van hun lidmaatschapsniveau of interesses.
Test je mailing voor je deze naar alle leden stuurt
Voordat je de mailing naar het volledige ledenbestand stuurt, is het verstandig om een testmailing naar een kleinere groep te sturen. Zo zorg je ervoor dat alles goed werkt en de mailing bij de juiste personen terecht komt. Controleer ook de opmaak, links, spelling en zorg ervoor dat de personalisatie correct wordt toegepast.
Tijd om de mailing te versturen
Nadat je de testmailing hebt geëvalueerd en eventuele aanpassingen hebt aangebracht, ben je klaar om de mailing naar je volledige ledenbestand te sturen. De juiste verzendmethode kiezen is belangrijk. Volg alle stappen van hierboven om een succesvolle verzending te garanderen.
Monitor en volg op
Houd de reactie en het succes van je mailing in de gaten. Volg de open- en klikpercentages. Bekijk de feedback van leden en identificeer eventuele verbeterpunten voor toekomstige mailings. De follow-up van je mailing en de reactie op de boodschappen, kan je heel wat leren over de leden van je organisatie.
Nick Van Ranst
Laatste berichten van Nick Van Ranst (toon alles)
- Consultancy in de havenlogistiek – Zo ziet de werkdag eruit - 5 mei, 2024
- Hoe je emotionele balans vinden? Een reis van zelfacceptatie en zelfcompassie - 5 mei, 2024
- Hoe maak je de beste sauzen? - 16 april, 2024
- Hoe zorg je ervoor dat de babykamer niet overvol lijkt? - 16 april, 2024
- Hoe plaats je voordelig ramen? - 16 april, 2024
